Der McKinsey-Bericht „The end of ERP as we know it“ zeigt fünf Ebenen, auf denen Künstliche Intelligenz Arbeit und Nutzen von ERP-Systemen künftig verändern wird. Gerade jetzt, wo viele mittelständische Unternehmen in Deutschland von NAV oder Business Central on-premise in die Business Central Cloud wechseln, kommt der Einzug von KI-Agenten zur richtigen Zeit. Christian Sega ordnet die McKinsey-Thesen aus der Perspektive von Tecman Deutschland ein.

Key Take Aways:

• 1
  EBIT-Verbesserungen von +5%
• 2
  Konzept „Headless ERP“: Selbst-lernendes ERP-System
• 3
  5 Ebenen des KI-fähigen ERP Systems
• 4
  Kosten und Dauer halbieren sich
• 5
  Wertschöpfung durch Standardisierung
• 6
  Fazit
• 7
  Jetzt ERP modernisieren

Laut McKinsey erzielen frühe Anwender von KI-integrierten ERP-Systemen bereits heute Wettbewerbsvorteile und berichten von EBIT-Verbesserungen von 5 Prozent oder mehr. McKinsey prognostiziert, dass sich der Aufwand für die Einführung von ERP-Systemen durch den Einsatz von KI-Agenten um mindestens 50 Prozent reduziert und sich massiv verkürzt. Produktivitätssteigerungen sind nicht mehr proportional zum Einsatz von Personal.

Hintergrund: Generative KI und Agentensysteme sind weit mehr als Automatisierung. Agenten übernehmen Transaktionen, die heute von ERP-Nutzern ausgeführt werden

Für Microsoft Dynamics 365 Business Central bedeutet das: Copilot ist als integrierte KI-Assistenz bereits ohne zusätzliche Lizenzkosten in Business Central eingebettet. Copilot in Business Central ist der weltweit erste KI-Assistent, der alle Geschäftsbereiche abdeckt. Automatische Bankabstimmung, Dateneingabe und Analyse in natürlicher Sprache und ein KI-gestützter Einkaufsagent sind bereits produktiv nutzbar. Dieses Angebot ist jedoch nur für Cloud-Kunden nutzbar. Unsere Empfehlung von Tecman Deutschland ist der Umstieg in die Business Cloud, um das erhebliche Effizienzpotential auszunutzen.

Das agentenbasierte Betriebsmodell führt dazu, dass Architektur und Betriebsmodell untrennbar miteinander verbunden werden. Kernaussage des McKinsey Reports ist die These: ERP-Systeme werden „headless“. Gemeint ist damit: Das ERP-System bleibt als Grund-Architektur bestehen. Die Bedienung erfolgt jedoch über KI-Agenten, Assistenten oder semantische Oberflächen.

Die klassische Bildschirm-Transaktion, bei der Mitarbeitende Daten eingeben, wird durch KI-Agenten ersetzt. Diese treffen Entscheidungen und orchestrieren Prozesse end-to-end. Agenten werden bereichsübergreifend Zusammenhänge erkennen und konsistent handeln. Das ERP-System wird zu einem selbst-lernenden Steuerungssystem, das ausführt, sich selbst überprüft und anpasst.

Gleichzeitig werden Prozesse stärker auf den Menschen ausgerichtet. Es werden Fachkräfte benötigt, die sowohl über betriebswirtschaftliches Know-how als auch über Verständnis für KI verfügen, um die Leistung der Agenten zu bewerten und zu steuern.

Aufgabe der Mitarbeitenden wird es sein, Ziele und Aufträge vorzugeben:

Gleichzeitig warnt McKinsey vor einem häufigen Denkfehler: Wenn KI Zugriff auf die Daten bekommt, kann sie auch auf einem bestehenden ERP-System arbeiten.

Agentenbasierte KI benötigt jedoch eine saubere, strukturierte Datenbasis, damit alte Fehler nicht repliziert werden. Der Tecman Deutschland Ansatz „Standard first“ macht sich hier bezahlt.

Vor der Migration in die Business Central Cloud erfolgt eine Datenbereinigung. Der ERP-Kern bleibt standardisiert und sauber. Erweiterungen kommen über AppSource, nicht durch individuelle Tiefenentwicklungen. Standard first in Business Central ermöglicht automatische Update und Skalierbarkeit auf einer sauberen Datenbasis.

Einer der wichtigsten unmittelbaren Vorteile für KMU durch KI betrifft die Kosten der ERP-Einführung. Laut McKinsey investieren große Unternehmen zwischen 100 Millionen und 1 Milliarde US-Dollar in ERP-Migrationen.

Im deutschen Mittelstand werden je nach Microsoft-Partner und Größe des Projekts zwischen 50.000 und 300.000€ Kosten für eine Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central aufgerufen. McKinsey prognostiziert nun, dass sich Kosten und Dauer der Einführung durch KI um die Hälfte reduzieren.

Tecman Deutschland setzt die Vision von McKinsey bereits erfolgreich um. Das Tecman Deutschland Angebot SimplifyBC liefert die Einführung der Business Central Kernmodule ab 25.000€ zum Festpreis innerhalb weniger Wochen – inkl. Schulung und Service. Laut Forrester Research amortisieren sich die Einführungskosten von Microsoft Business Central zudem bereits nach sechs Monaten, während die Produktivitätssteigerung in den ersten drei Folgejahren nach der Einführung um 50% zunimmt.

Für KMU in Deutschland sind das sehr gute Neuigkeiten. Typische Migrationsprojekte von Nav in die Business Central Cloud dauern je nach Tiefe der Anpassungen ca. neun Monate oder länger. Mit KI-Unterstützung verkürzt sich dieser Zeitraum enorm. Gleichzeitig unterstreicht McKinsey die Bedeutung von Change Management.

Auch das bestätigt unsere Erfahrung bei Tecman Deutschland. Nicht die Technologie, sondern die Menschen und ihre Bereitschaft, neue Arbeitsweisen anzunehmen, sind erfolgsentscheidend. In unseren Schulungen bilden wir Business Central Key User aus, die als interne Multiplikatoren ihr Wissen und ihre Begeisterung für Business Central weitergeben. Unsere Philosophie: Digitalisierung soll Teams entlasten und Zusammenarbeit stärken.

Wie bei jeder Technologieneuheit stehen auch beim Thema KI Unternehmen vor der Frage: Kaufen oder selber machen?

Eigene Agenten- oder Datenplattformen bieten zwar hohe Flexibilität und ermöglichen es, gezielte Problemstellungen mit KI zu bearbeiten. Für differenzierende Prozesse, mit denen Wettbewerbsvorteile erzielt werden, ist der Ansatz sinnvoll.

Im ERP-Markt bewegt sich der Trend jedoch stark in Richtung Standardisierung.

McKinsey unterstreicht: Im ERP-Umfeld ist das Engineering-Modell langfristig nicht skalierbar, da die Zielsetzung der meisten Prozesse nicht Differenzierung, sondern Effizienzsteigerung ist. Nur durch standardisierte Prozesse ist Skalierbarkeit und damit Wertschöpfung möglich.

Für KMU heißt das: Nicht jede KI-Lösung muss selbst gebaut werden. Im ERP-Markt ist der Standard die wirtschaftlichere Lösung. KMU profitieren von durchgängigen KI-ERP-Systemen, die Datenkern, Geschäftsmodell und Prozesse aus einer Hand bieten und end-to-end abbilden.

Das bestätigt unsere Sicht von Tecman Deutschland. Microsoft investiert massiv in die KI-Integration über sein gesamtes Ökosystem. Copilot, Power Platform, Azure OpenAI, Teams und Outlook sind bereits tief mit Business Central verknüpft. Wer Business Central in der Cloud betreibt, ohne komplexe Eigenentwicklungen, profitiert automatisch von jeder neuen KI-Funktion, die Microsoft herausbringt.

Der McKinsey Report zeigt: KI wird die Arbeit mit ERP-Systemen grundlegend verändern. Nutzer werden weniger in klassischen Masken arbeiten, während KI-Agenten Prozesse managen. Das ERP-System wird zu einem selbst-lernenden Steuerungssystem, das ausführt, sich selbst überprüft und anpasst. Wertschöpfung wird damit transparenter. Eine modernes Cloud-ERP-System, standardnahe Prozesse und eine saubere Datenstrategie sind entscheidend, um in Zukunft rechtzeitig Wettbewerbsvorteile zu erzielen. KMU, die früh mit KI-getriebenen ERP-Systemen arbeiten, erzielen bereits jetzt Wettbewerbsvorteile. ERP-Projekte werden deutlich günstiger und schneller.