Wie wirtschaftlich ist Microsoft Dynamics 365 Business Central für den Mittelstand?

Ein neu veröffentlichter Bericht von Forrester zeigt, dass sich die Investition in Microsoft Dynamics 365 Business Central für mittelständische Unternehmen bereits nach weniger als sechs Monaten amortisiert. Der prognostizierte Return on Investment (ROI) liegt bei über 200 %.

Analysiert wurden wirtschaftliche Effekte durch den Einsatz von Microsoft Dynamics 365 Business Central über einen Zeitraum von drei Jahren anhand einer Beispielorganisation.

Microsoft beauftragte Forrester Consulting mit der Durchführung einer Total Economic Impact™ (TEI)‑Studie. Ziel war es, den gesamtwirtschaftlichen Nutzen und potenziellen Return on Investment (ROI) zu untersuchen, den Unternehmen durch den Einsatz von Microsoft Dynamics 365 Business Central erzielen können.

In diesem Artikel erläutert Tecman Deutschland die Ergebnisse der Untersuchung. Wir ordnen deren wirtschaftliche Bedeutung für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland aus den Branchen Lebensmittelproduktion und -handel, Großhandel, Fertigung und FMCG ein und leiten Handlungsempfehlungen für Sie ab.

Konsolidierte, risikobereinigte Kennzahlen über drei Jahre für KMU*

*Berechnet für ein Beispielunternehmen mit 50 Mio. $ Jahresumsatz und 300 Mitarbeitenden.
Quelle: Forrester Research 2026 „The Total Economic Impact™ Of Microsoft Dynamics 365 Business Central“.

Laut Forrester ist ein Großteil auf Zeitersparnisse und geringere Komplexität von Unternehmensprozessen zurückzuführen. Die in der Studie betrachteten Unternehmen berichteten unter anderem von:

Diese Effekte führten zu einer Produktivitätssteigerung der Finanzteams um bis zu 50 %, einer Reduzierung der Gesamtbetriebskosten (TCO) um rund 14 % und zu einer besseren Transparenz über Finanz‑ und Betriebsdaten hinweg.

Der Bericht vom 31. März 2026 weist ausdrücklich auf die Vorteile der Konsolidierung von ERP‑Systemen hin. Durch die Ablösung von Altsystemen und die Bündelung von Finanzwesen, Reporting und operativen Prozessen in Business Central konnten Unternehmen Doppelarbeiten reduzieren, ihr Reporting vereinfachen und Prozesse ohne zusätzlichen Overhead skalieren.

Forrester weist darauf hin, dass es sich bei den Ergebnissen um potenzielle Effekte auf Basis einer Beispielorganisation handelt.

Dennoch deckt sich die Frage nach der Wirtschaftlichkeit mit den Herausforderungen, die Tecman Deutschland bei Lebensmittelherstellern, Fertigungsbetrieben und Großhändlern feststellt.

Gerade im produktions‑ und handelsnahen Mittelstand entstehen wirtschaftliche Vorteile meist weniger durch einzelne Funktionen, sondern durch reibungslose End‑to‑End- und Warenwirtschafts-Prozesse vom Einkauf über Lager und Produktion bis zur Abrechnung.

Aus Sicht von Tecman Deutschland ist entscheidend, mit welcher Zielsetzung Business Central eingeführt und genutzt wird.

Die von Forrester ausgewiesenen Kennzahlen basieren auf einer Beispielorganisation in den USA mit einem Jahresumsatz von 50 Millionen US-Dollar. Das Unternehmen beschäftigt 300 Mitarbeitende, davon 15 in zentralen Finanz‑ und Rechnungswesenfunktionen sowie 100 sogenannte Light User.

Für deutsche KMU lassen sich diese Ergebnisse nicht eins zu eins übertragen. Dennoch sind sie strukturell relevant, da viele Organisationen vergleichbare Ausgangssituationen und ähnliche Aufbauorganisationen aufweisen: schlanke Finanzteams, begrenzte IT‑Ressourcen und historisch gewachsene Systemlandschaften mit hohem manuellem Anteil, die von Jahr zu Jahr unwirtschaftlicher werden. Das ist der Grund, weswegen Organisationen bestehende On‑Premise-ERP‑Systeme neu bewerten.

In Unternehmen mit kleinen bis mittelgroßen Finance‑ und Controlling‑Teams wirken Prozessvereinfachungen multiplikativ. Wenn wenige Mitarbeitende mehrere Rollen abdecken, führen weniger manuelle Abstimmungen, einheitliche Stammdaten und integrierte Prozesse unmittelbar zu spürbaren Entlastungen im Tagesgeschäft.

Die im Forrester Bericht erwähnte Skalierungsfähigkeit lässt sich auch auf deutsche KMU übertragen. Mittelständische Unternehmen wachsen in der Regel nicht immer linear, sondern schubweise. Auslöser sind neue Produktlinien, Standorte oder veränderte Kundensegmente sowie exogene Effekte wie z.B. neue Regulatorik. IT Strukturen, die hier nicht mitwachsen können, werden zum Flaschenhals.
In Wachstumsszenarien, wenn neue Prozesse und mehr Daten hinzukommen, entsteht Wirtschaftlichkeit durch weniger Systembrüche und gleichbleibend geringem Wartungsaufwand. Microsoft Business Central ermöglicht integrierte, skalierfähige Standardprozesse, zentralisierte Daten und Erweiterungen kontrolliert einzusetzen.

Der Forrester‑Bericht weist auch auf einen Aspekt hin, den Tecman Deutschland seit Jahren in Projekten beobachtet:

Die Wirtschaftlichkeit eines ERP-Systems entsteht nicht durch maximale Individualisierung, sondern durch Prozessklarheit, Standardisierung und Reduktion von Komplexität.

Eine wesentliche Maßnahme ist laut Forrester‑Analyse die Konsolidierung von ERP‑ und Inselsystemen. Unter Tecman Deutschland Kunden sehen wir: Altsysteme abzulösen und in vernetzte Cloud-Strukturen zu migrieren, wird zur wirtschaftlichen Notwendigkeit. Wie unser Kunde, der Handelsverlag wvgw berichtete, werden Updates aus Kostengründen oft nicht mehr gemacht. Die Systeme geraten daraufhin an ihre Grenzen. Die Migration in die Business Central Cloud ermöglicht automatische Updates und sichert den Support durch Microsoft – anders als bei Altsystemen on-premise.

Moderne Cloud‑Plattformen wie Business Central vereinen Automatisierung, Transparenz, Echtzeit-Daten und KI in einer integrierten Lösung und schaffen damit Zukunftsfähigkeit über den reinen wirtschaftlichen Nutzen hinaus.

Tecman Deutschland begleitet mittelständische Unternehmen aus Lebensmittelindustrie, Großhandel Non Food und Fertigung bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central mit einem klaren fachlichen Ansatz:

„Standard first“

Grundlage ist der Business‑Central‑Standard. Unser Ziel ist, Ihre Unternehmensprozesse zuerst zu vereinfachen und zu strukturieren, bevor über Erweiterungen oder echte Anpassungen an der Software nachgedacht wird.

Vorteile des Standard First Ansatzes für Ihr Unternehmen:

Bei Tecman Deutschland erhalten Sie das Cloud-ERP-System Microsoft Business Central immer zum Festpreis. Sie entscheiden lediglich den Funktionsumfang.

Auf Grundlage der Interviews entwickelte Forrester ein TEI‑Rahmenwerk (Total Economic Impact), ein Modell einer Beispielorganisation sowie eine ROI‑Analyse, die die finanziell betroffenen Bereiche veranschaulicht.

Die Beispielorganisation ist repräsentativ für die befragten Unternehmen und dient dazu, die aggregierte finanzielle Analyse darzustellen.

Die Organisation betreibt Microsoft Dynamics 365 Business Central als Cloud‑Lösung. Vor der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central nutzte sie ein On‑Premises‑ERP‑System, eine Kombination aus Einzellösungen sowie Tabellenkalkulationen zur Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse. Die Organisation nutzt nicht alle verfügbaren Module von Microsoft Dynamics 365 Business Central, beispielsweise keine Funktionen zur Lagerproduktivität oder zu erweiterten Fertigungsszenarien.

Auf Grundlage der Interviews geht Forrester für die Beispielorganisation von folgenden Annahmen aus:

Der Forrester-Report „The Total Economic Impact™ of Microsoft Dynamics 365 Business Central“ kann hier im Original nachgelesen werden.

Der Forrester‑Bericht ist nicht die einzige aktuelle Bestätigung für Business Central. Forbes Advisor zählte Microsoft Dynamics 365 Business Central im September 2025 zu den besten ERP‑Softwarelösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Ausschlaggebend waren insbesondere der breite Funktionsumfang und die Eignung für wachsende Unternehmen.