Business Central Partner wechseln: Mit guter Vorbereitung jederzeit möglich

Sie arbeiten mit Microsoft Dynamics 365 Business Central und stehen kurz davor, Ihren Microsoft-Partner zu wechseln?

Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, wie ein Partnerwechsel abläuft. Ob Daten verloren gehen oder Lizenzen neu gekauft werden müssen und worauf zu achten ist.

Wie Sie den BC Partnerwechsel vorbereiten, erläutert dieser Artikel. Tecman Deutschland erklärt, welche Rechte Sie haben und worauf beim Lizenzmanagement zu achten ist.

Klar ist: Ihre Daten gehören immer Ihnen und weder Microsoft noch Ihrem Microsoft Business Central Partner.

Das ist das Grundprinzip der Microsoft Azure Cloud. Auch wenn ein Cloud Service Provider (CSP) Ihre Daten betreut, bleiben sie Ihr Eigentum. Wenn Sie den Partner wechseln, bleiben alle Stamm- und Bewegungsdaten, Konfigurationen und Berichte in Ihrem Tenant. Bei einem Business Central Partnerwechsel muss nichts migriert werden. Ihr Partner hat lediglich delegierte Zugriffsrechte auf die Cloud. Diese Zugriffsrechte werden bei einem Partnerwechsel neu vergeben.

Die maximale Flexibilität der Microsoft Cloud gilt als einer der wichtigsten wirtschaftlichen Vorteile von Business Central. Benutzer, Lizenzmodelle und Implementierungspartner lassen sich jederzeit flexibel an die Geschäftsentwicklung anpassen. Dies ist eines der Kernergebnisse der Total Economic Impact™-Studie von Forrester Research. Unternehmen sind nicht lebenslang an einen einzelnen Business Central Partner gebunden und behalten die Kontrolle über ihre Investition.

Technisch beginnt der Prozess des Partnerwechsels mit der GDAP-Einladung durch den neuen Partner. GDAP steht für Granular Delegated Admin Privileges und ist ein Sicherheitsmodell, das Microsoft 2023 als Nachfolger des älteren DAP-Modells (Delegated Admin Privileges) eingeführt hat. Mit GDAP entscheiden Sie granular, welche Berechtigungen Ihr Partner bekommt und für welchen Zeitraum. Sie können den Zugriff auf Business Central beschränken, andere Microsoft-Dienste ausschließen und den Zugriff jederzeit widerrufen.

Beim Wechsel erstellt der neue Business Central Partner eine GDAP-Einladung, die von einem Administrator des Kunden genehmigt werden muss. Dadurch erhält der neue Partner die administrativen Berechtigungen für den Microsoft-Tenant. Mit der GDAP-Freigabe kann der neue Partner Ihr Business Central technisch betreuen, ist jedoch noch nicht automatisch Lizenzpartner. Die Lizenzverwaltung folgt im nächsten Schritt.

Nach der GDAP-Freigabe muss geprüft werden, über welchen CSP-Partner die Lizenzen aktuell bezogen werden.  Die Verwaltung der Microsoft-Lizenzen ist an die CSP- bzw. Reseller-Beziehung gekoppelt.

Microsoft Dynamics 365 Business Central wird in der Regel über das CSP-Programm (Cloud Solution Provider) lizenziert. Das bedeutet: Ihr Partner ist gleichzeitig Ihr Lizenzgeber. Er bezieht die Lizenzen über einen Distributor und stellt sie Ihnen in Rechnung.

Die gute Nachricht: Lizenz-Abonnements können auf den neuen Partner übertragen werden, auch wenn dieser mit einem anderen Distributor arbeitet als Ihr bestehender, CSP-Partner.

Bestehende Lizenzen verfallen nicht und müssen auch nicht neu gekauft werden. Die Microsoft-Dokumentation zum CSP-Partnerwechsel beschreibt den Prozess im Detail: Der alte Partner gibt die Kundenbeziehung frei, der neue Partner übernimmt die bestehenden Abonnements.

In der Praxis ist Abstimmung zwischen altem und neuem Partner nötig. Der alte Partner muss die Kundenbeziehung im Partner Center freigeben, bevor der neue Partner die Lizenzen übernehmen kann. Das ist meist innerhalb weniger Tage erledigt.

Ein wichtiger Grund, weswegen Kunden vor einem Partnerwechsel zurückschrecken, ist die Abhängigkeit aufgrund bestehender Individualprogrammierungen. Deshalb ist es unser Ziel bei Tecman Deutschland, möglichst nah am Standard von Business Central zu bleiben und Anforderungen über zertifizierte Apps abzubilden.

Individuelle Erweiterungen können beim Partnerwechsel schnell zur Kostenfalle werden. Damit Ihnen das nicht passiert, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

Vor dem Wechsel sollten Sie sicherstellen, dass der Quellcode für kundenspezifische Funktionen für den neuen Partner zugänglich ist und nicht als „protected“ bereitgestellt wird. Sonst kann es für Sie schnell teuer werden.

Fragen Sie Ihren bestehenden BC Partner gezielt nach der Herausgabe des vollständigen AL-Quellcodes sowie der zugehörigen technischen Dokumentation. Hierbei geht es nicht um die Weitergabe von Know-how, sondern um die Sicherstellung der zukünftigen Wartbarkeit, Updatefähigkeit und Investitionssicherheit Ihrer Business-Central-Lösung. 

Ein Punkt, der beim Partnerwechsel häufig übersehen wird, betrifft Business Central Apps von Drittanbietern.

Wenn Sie Apps aus dem Microsoft App Store nutzen, zum Beispiel für EDI, E-Rechnung oder Versandmanagement, haben diese Apps häufig eigene Lizenz- und Partnerstrukturen. Prüfen Sie frühzeitig, über welchen Partner Sie Drittanbieter-Apps bezogen haben. Tecman Deutschland steht Ihnen in diesem Prozess gern unterstützend zur Seite.

Ein Partnerwechsel mit Business Central ist kein Migrationsprojekt. Ihre Unternehmensdaten bleiben Ihr Eigentum in Ihrem Tenant. Lizenzen sind übertragbar. Der technische Zugriff ist über GDAP geregelt. Die Punkte, um die Sie sich aktiv kümmern müssen, sind die Übertragung der Lizenzen vom alten zum neuen Business Central Partner und inwiefern Drittanbieter-Apps vom Partnerwechsel betroffen sein können.

Was bleibt, ist eine Frage, die über den reinen Ablauf hinausgeht: Wer ist der geeignete Partner für Ihr Unternehmen? Wollen Sie Abhängigkeiten von Sonderprogrammierungen verringern, Prozesse KI-gestützt effizienter gestalten und Ihr ERP-System kostentransparent aufstellen?

Die Wahl des richtigen Partners hat oft größeren Einfluss auf den Erfolg der Implementierung als die Software selbst. Studien von IDC zeigen, dass Unternehmen bei ERP-Modernisierungen zunehmend spezialisierte Partner wählen, weil künstliche Intelligenz die Anforderungen an ERP-Partner grundlegend verändert. Die Einführung moderner Cloud-Lösungen geht weit über die reine technische Implementierung hinaus. Gefragt sind Partner, die strategisch beraten und Kunden Wettbewerbsvorteile durch den Einsatz von KI in Business Central verschaffen können.

Der BC Partnerwechsel zu Tecman Deutschland ist die Chance, Ihr Unternehmen zukunftsfähig und kostenoptimiert aufzustellen. Wir verstehen uns nicht nur als Service-IT-Dienstleister, sondern als Ihr strategischer BC Partner für den wirtschaftlichen und produktiven Einsatz von ERP, Cloud und KI. Wir begleiten Ihr Unternehmen strukturiert durch den Partnerwechsel mit klaren Zuständigkeiten und direkter Kommunikation. Sie wollen Ihren NAV oder BC-Partner wechseln und gleichzeitig in die Business Central Cloud migrieren? Lesen Sie hier den Praxisbericht unseres Kunden ELP GmbH.

Ihr nächster Schritt

Ob GDAP, CSP-Lizenzen oder Drittanbieter-Apps: Wir begleiten Ihren Business Central Partnerwechsel mit klaren Zuständigkeiten und direkter Kommunikation.