VATEX-Codes in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Wer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer stellt, muss den Grund dafür angeben. Daran ist nichts neu. Neu ist, dass dieser Grund in der E-Rechnung auch maschinenlesbar übermittelt werden kann. Dafür gibt es die VATEX-Codes. Dieser Beitrag von Tecman Deutschland erklärt, was die Norm tatsächlich verlangt, was nicht zwingend notwendig ist, und wie Sie die Codes in Microsoft Dynamics 365 Business Central sauber einrichten, um eine korrekte E-Rechnung (XRechnung) aus dem ERP-System heraus zu erstellen.

VATEX steht für VAT Exemption Reason Code. Es handelt sich um standardisierte Codes, die in maschinenlesbarer Form angeben, warum für eine Lieferung oder Leistung keine Umsatzsteuer anfällt – etwa aufgrund der Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) oder einer innergemeinschaftlichen Lieferung.

Betroffen sind folgende Steuerkategorien:

Für die Kategorie Z (Nullsatz) ist dagegen kein Befreiungsgrund anzugeben.

An dieser Stelle kursieren im Markt Aussagen, die so nicht zutreffen. Deshalb der genaue Blick auf die Geschäftsregeln der EN 16931 – konkret BR-E-10, BR-AE-10, BR-IC-10, BR-G-10 und BR-O-10.

Der Freitext erfüllt die Regel, aber er muss vom Empfänger gelesen werden und nachvollziehbar sein. Der Vorteil des VATEX-Codes: Der Code lässt sich unmittelbar maschinell auswerten: Das System des Empfängers erkennt den rechtlichen Grund ohne manuelle Prüfung und ordnet den Vorgang korrekt zu. Dadurch entstehen weniger Rückfragen. Bei automatisierter Rechnungsprüfung auf Empfängerseite verkürzt sich die Durchlaufzeit und die Buchhaltung wird effizienter.

Nachlesen können Sie die Regeln bei Peppol, unter anderem BR-E-10, BR-G-10, BR-O-10 und BR-S-10, sowie in den häufigen Fragen zur XRechnung der offiziellen deutschen Stelle.

Die VATEX-Codeliste wird von der Europäischen Kommission im Rahmen des Digital-Europe-Programms gepflegt und ist Bestandteil der Norm EN 16931. Sie enthält sowohl die in der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EG definierten Befreiungstatbestände als auch nationale Tatbestände einzelner Mitgliedstaaten. Neue Versionen erscheinen turnusmäßig; das Hinzufügen oder Entfernen eines Codes gilt als neue Hauptversion.

Wichtig: Ist ein Tatbestand in der Liste nicht enthalten, ist das kein Problem. In diesem Fall wird der Grund als Text in BT-120 angegeben.

In Business Central werden Steuerbefreiungsgründe über MwSt.-Klauseln gepflegt und über die MwSt.-Buchungsmatrix den steuerlichen Sachverhalten zugeordnet. Befolgen Sie diese Schritte:

Schritt 1

Die Beschreibung einer MwSt.-Klausel wird beim Export als Befreiungsgrund im Textfeld (BT-120) übergeben – das ist der Regelfall und erfüllt bereits die Norm. Ob Ihre Umgebung darüber hinaus ein eigenes Feld für den Code (BT-121) bietet, hängt von Ihrer Business-Central-Version und der eingesetzten E-Rechnungslösung ab. Der schnellste Weg, um das zu prüfen, ist mit einer Testrechnung: Erzeugen Sie eine XML-Rechnung und suchen Sie das Feld. Fehlt die Möglichkeit, lässt sie sich über eine Erweiterung ergänzen. Lassen Sie sich vom Tecman Deutschland Consulting Team beraten, bevor Sie eine Eigenentwicklung beauftragen.

Schritt 2

Schritt 3

Die Automatisierung entsteht aus der Kombination von MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe. Prüfen Sie die relevanten Kombinationen, stellen Sie sicher, dass die Sachverhalte sauber voneinander getrennt sind, und ordnen Sie jeder Zeile die passende MwSt.-Klausel zu. Ohne diese Zuordnung bleibt die beste Klausel wirkungslos. Grundlagen dazu bei Microsoft Learn.

Schritt 4

Erstellen Sie in der Sandbox eine Testrechnung je Steuerszenario, exportieren Sie die XML-Datei und prüfen Sie, ob Steuerkategorie, Befreiungsgrund und – sofern verfügbar – der Code korrekt ausgegeben werden. Nutzen Sie dafür einen Validator, nicht das bloße Auge: Die genannten Felder sind nur ein Teil der Pflichtangaben, und ein Validator findet die übrigen gleich mit.

Ein Hinweis für die Kategorie K: Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen prüfen weitere Regeln zusätzlich das Liefer- bzw. Leistungsdatum und die Angabe des Lieferorts. Eine Rechnung kann also am Befreiungsgrund vorbei scheitern, obwohl dieser korrekt gesetzt ist.

Alle drei Formate beruhen auf der EN 16931, und die VATEX-Codes sind in allen identisch. Die Einrichtung über MwSt.-Klauseln und Buchungsmatrix ist dieselbe. Wenn Sie heute das eine Format nutzen und später auf ein anderes wechseln, müssen Sie an der Einrichtung nichts ändern.

Unterschiede gibt es im Umfeld, nicht im Code selbst: Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung und im Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung maßgeblich; sie ergänzt die europäischen Regeln um nationale Vorgaben. Peppol BIS Billing 3.0 ist das Format für den Austausch über das Peppol-Netzwerk, das im internationalen Geschäftsverkehr an Bedeutung gewinnt. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML. Welches Format bei Ihnen zum Einsatz kommt, bestimmt in der Regel Ihr Empfänger.

Die folgende Auswahl deckt die Fälle ab, die uns in Kundenprojekten am häufigsten begegnen. Maßgeblich ist stets die offizielle Liste.

Verbindliche Quellen: die Codelisten-Seite der Europäischen Kommission mit der VATEX-Liste als Excel-Datei, das Registry zur EN 16931 sowie die VATEX-Übersicht bei Peppol.

Interne Abkürzungen wie „RC", „EX" oder „IG" waren für den Papierausdruck praktisch. Im Codefeld der E-Rechnung führen sie zum Validierungsfehler, weil dort nur Werte aus der offiziellen Liste zulässig sind. Im Beschreibungsfeld dagegen ist eine eigene Formulierung ausdrücklich erwünscht. Dort gehört die verständliche Begründung hin, gern mit dem Verweis auf die deutsche Vorschrift.

Jeder Code gehört zu einer bestimmten Steuerkategorie. VATEX-EU-IC gehört zu „K", nicht zu „E"; VATEX-EU-AE gehört zu „AE". Eine unpassende Kombination wird abgewiesen.

Der umgekehrte Fehler und in der Praxis unterschätzt: Bei Standardsatz darf kein Befreiungsgrund gesetzt sein. Wer eine Klausel zu breit zuordnet, produziert Fehler bei Rechnungen, die vorher fehlerfrei liefen.

Die MwSt.-Klausel ist korrekt angelegt, aber in der Buchungsmatrix nicht hinterlegt. Business Central kann den Grund dann nicht in die E-Rechnung übernehmen. Prüfen Sie immer beide Stellen.

Der Befreiungsgrund ist eine von rund 160 Angaben. Eine Rechnung, bei der er korrekt gesetzt ist, kann an einer ganz anderen Stelle scheitern. Deshalb: immer vollständig validieren, nicht punktuell prüfen.

Bei Fragen zur Einrichtung in Ihrem Business Central wenden Sie sich an Ihr Consulting- und Support-Team bei Tecman Deutschland. Wir prüfen Ihre MwSt.-Klauseln, die Zuordnung in der Buchungsmatrix und das Ergebnis in der XML-Datei gemeinsam mit Ihnen. Die weiteren Anforderungen an die E-Rechnung – Fristen, Versandwege, Stammdaten und Aufbewahrung – behandelt unser Dokument „E-Rechnung und XRechnung".