Business Central im Standard – Was kann das ERP von Microsoft wirklich?

In unserer täglichen Beratungspraxis als Microsoft Dynamics 365 Business Central Partner erleben wir es immer wieder: Unternehmen unterschätzen, was Business Central im Standard bereits mitbringt.

Dieser Artikel erläutert die wichtigsten Funktionalitäten von Business Central im Standard in den Kernmodulen Einkauf, Verkauf, FiBu und Lager. Zudem zeigt der Beitrag auf, wo der Standard an Grenzen stößt, wie Erweiterungen helfen und warum „Standard First“ die beste KI-Strategie ist.

Der Standard bezeichnet den von Microsoft ausgelieferten Funktionsumfang von Dynamics 365 Business Central mit unveränderten, sofort einsatzbereiten Basisfunktionen, ohne individuell programmierte Schnittstellen, ohne AL-Code-Erweiterungen oder Drittanbieter-Apps.

Üblicherweise wird die Standardsoftware von Business Central im Projektgeschäft über offiziell zertifizierte Microsoft-Partner für spezifische Unternehmensanforderungen angepasst. Das hat oft den Nachteil, dass individuelle Programmierungen nur mit Kostenaufwand aktualisiert werden können. Da Microsoft die Standard-Software mit zwei Major Releases zweimal jährlich automatisch aktualisiert, können Sonderprogrammierungen schnell unwirtschaftlich werden.

Für Branchenlösungen oder notwendige individuelle Workflows kann der Standard modular erweitert werden, ohne den Systemkern zu verändern. Tecman Deutschland implementiert den Microsoft Business Central Standard in den meisten Fällen ohne Sonderprogrammierungen. Erweitert wird der Funktionsumfang durch Apps aus Microsoft AppSource. Das hat den Vorteil, dass Erweiterungen updatefähig bleiben und Updates ohne Kosten und sicher umgesetzt werden.

Microsoft Business Central Standard deckt zentrale Bereiche der Unternehmenssteuerung ab wie Finanzbuchhaltung, Vertrieb, Einkauf, Lagerlogistik und Projektmanagement. Unsere Empfehlung bei Tecman: Starten Sie mit Essentials und erweitern Sie gezielt, wenn Fertigungs- oder Serviceprozesse abgebildet werden müssen.

Der Standardumfang lässt sich anhand der wichtigsten Funktionen in zwei Lizenz-Editionen unterteilen:

Die Standardmodule (Essentials)
Diese Funktionen sind in jeder Standard-Implementierung enthalten und umfassen:

Erweiterter Standard (Premium)
Der Standard kann auf die Premium-Edition erweitert werden. Die Premium-Lizenz enthält alle Funktionen der Basis-Edition plus:

Einen Überblick über die aktuellen Lizenzpreise und genauen Funktionsumfang finden Sie direkt bei Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Business Central richtet sich primär an kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ab ca. 10 bis 500 Mitarbeitenden. Das ERP-System lohnt sich ab 3 Lizenzen. Durch die skalierbare Cloud-Architektur wächst Business Central mit dem Geschäftsmodell mit.

Microsoft liefert zwei Major Releases pro Jahr (Wave 1 im April, Wave 2 im Oktober) sowie monatliche Minor Updates. Dieses Modell stellt sicher, dass Ihr ERP-System Business Central kontinuierlich funktional und sicherheitstechnisch auf dem neusten Stand ist, ohne aufwändige Upgrade-Projekte. Bei Tecman Deutschland sind die halbjährlichen Upgrades in den Servicepaketen enthalten.

Ja. Im Standard stehen Ihnen über 200 vorgefertigte Berichte zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie mit dem integrierten Report Builder eigene Berichte gestalten oder Excel-basierte Layouts nutzen. Für komplexere Anforderungen empfiehlt sich die Kombination mit Power BI.

Ja, im Business Central Standard ist eine Schnittstelle zu Power BI enthalten. Business Central liefert vorgefertigte Power BI-Berichte und stellt API-basierte Datenconnectoren bereit. Dashboards lassen sich direkt in die Business Central-Oberfläche einbetten.

Business Central bietet im Standard vorkonfigurierte Genehmigungsworkflows, zum Beispiel für Einkaufsbestellungen, Verkaufsaufträge oder Zahlungen. Diese lassen sich über die Workflow-Einrichtung aktivieren und an Betragsgrenzen, Genehmiger-Hierarchien und Bedingungen anpassen. Für komplexere Szenarien empfehlen wir von Tecman Deutschland Power Automate als Erweiterung sowie Business Central Apps.

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein integraler Bestandteil der Microsoft-Plattform und bietet viele Vorteile für Unternehmen, die bereits mit Microsoft arbeiten. Als SaaS-Lösung auf Microsoft Azure nutzt Business Central dieselbe Cloud-Infrastruktur und damit dieselben Sicherheitsstandards wie Microsoft 365. Berechtigungen werden zentral über Entra ID gesteuert. Medienbrüche und doppelte Benutzerverwaltung entfallen damit.

Aus Outlook heraus lassen sich Angebote erstellen und Kundendaten einsehen, ohne die Mailumgebung zu verlassen. In Excel können Finanzdaten direkt aus Business Central bearbeitet werden. In Teams werden ERP-Datensätze geteilt. Power BI liefert Echtzeitauswertungen auf Basis der ERP-Daten, eingebettet in Dashboards, die jeder Mitarbeitende ohne Schulung nutzen kann. Programme werden mit Microsoft Copilot und Agenten in Zukunft enger verzahnt. Diese intelligenten Assistenten sind in die gewohnten Oberflächen eingebettet und funktionieren über Chats oder sind voreingestellt.

Tecman Deutschland setzt bei der Einführung von Business Central konsequent auf das Microsoft-Plattformkonzept. Statt Insellösungen und Customizing empfehlen wir die standardnahen Möglichkeiten des Microsoft-Ökosystems, um Mitarbeitenden eine intuitive, moderne und sichere Arbeitsumgebung zu ermöglichen.

Der Shopify Connector ist seit 2022 fester Bestandteil des Standards. Er synchronisiert Artikel, Kunden, Bestände und Aufträge bidirektional. Für andere Webshop-Systeme stehen in Microsoft AppSource über 7.500 Apps oder API-basierte Eigenintegrationen zur Verfügung.

Business Central bietet umfangreiche REST- und OData-APIs. Standardmäßig sind APIs für Debitoren, Kreditoren, Artikel, Belege und Buchungen verfügbar. Über Custom APIs lassen sich weitere Endpunkte per AL-Erweiterung bereitstellen.

Typische Grenzbereiche sind komplexe Stücklisten-Konfigurationen, branchenspezifische Anforderungen zum Beispiel in der Lebensmittelindustrie und beim Handel mit Frischware, komplexe Fertigungsprozesse, erweiterte Lagerlogistik mit Staplerleitsystemen oder hochindividuelle Preisfindungslogiken. Hier empfehlen wir gezielte AppSource-Erweiterungen, zum Beispiel Clever Dynamics Apps für Fertigungsprozesse.

Die Finanzbuchhaltung ist das Herzstück von Business Central. Im Standard bietet sie einen vollständigen, revisionssicheren Funktionsumfang, der für den deutschen Markt lokalisiert ist.

Ja, Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützt die doppelte Buchführung, allerdings ist eine wichtige Differenzierung erforderlich. . Das System arbeitet mit Soll- und Haben-Buchungen auf Sachkonten, unterstützt Abgrenzungen, Abschreibungen und periodengerechte Buchungen gemäß HGB. Damit erfüllt es die technischen und logischen Anforderungen, die auch im Handelsgesetzbuch (HGB) an die doppelte Buchführung gestellt werden.

Einschränkend ist zu beachten, dass Business Central ein international ausgerichtetes ERP-System ist und erst durch entsprechende Einrichtung an die Anforderungen des HGB angepasst werden muss. Die konkrete Umsetzung einer HGB-konformen Buchführung hängt von der Einrichtung eines passenden Kontenrahmens wie etwa SKR03 oder SKR04, von Bewertungsmethoden, der Struktur von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sowie von den richtigen Steuereinstellungen ab. Zwar stellt Microsoft eine deutsche Lokalisierung bereit, die wichtige Anforderungen wie die Umsatzsteuerlogik oder DATEV-Schnittstellen unterstützt. Dennoch entsteht die tatsächliche HGB-Konformität erst durch die korrekte Einrichtung und Nutzung des Systems. Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften liegt beim Anwender, nicht beim ERP-System.

Ja, der Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central kann E‑Rechnungen erstellen und empfangen. Allerdings werden bei Inbetriebnahme des Systems nicht automatisch alle länderspezifischen E‑Rechnungsformate oder gesetzlichen Anforderungen unterstützt, wie sie beispielsweise in Deutschland mit Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD gefordert sind. Um diese Standards vollständig zu erfüllen, sind Anpassungen, Erweiterungen oder Zusatzlösungen erforderlich, etwa durch zertifizierte Business Central Finanz-Apps oder Schnittstellen zu externen Plattformen und Dienstleistern wie Steuerberatern.

Der Kontenplan ist frei konfigurierbar. Sie können Sachkonten anlegen, gruppieren und mit Buchungsgruppen verknüpfen. Die deutsche Lokalisierung liefert einen SKR03/SKR04-nahen Standardkontenrahmen als Vorlage. Auf Wunsch unterstützen die Business Central Finanzexperten von Tecman Deutschland sowohl bei der Einrichtung des Kontenplans als auch bei der Konfiguration von Finanz-Apps.

Ja, über die Dimensionen. Business Central erlaubt beliebig viele Dimensionen (z. B. Abteilung, Projekt, Region), die bei jeder Buchung mitgegeben werden. Damit lassen sich Kostenstellen- und Kostenträgerrechnungen flexibel abbilden.

Über die Funktion „Finanzberichte“ (ehemals Kontenschemata) definieren Sie in Business Central Zeilen- und Spaltenlayouts für GuV, Bilanz, BWA und individuelle Auswertungen. Diese können direkt exportiert oder in Power BI weiterverarbeitet werden.

Ja. Das Modul Anlagen ist im Standard enthalten und umfasst Anlagenkarten, Abschreibungsbücher, verschiedene Abschreibungsmethoden (linear, degressiv, benutzerdefiniert) sowie Zu- und Abgangsbuchungen.

Business Central bietet im Standard einen automatischen Bankkontenabgleich. Kontoauszüge werden importiert (z. B. als CAMT.053), und das System schlägt automatisch Zuordnungen zu offenen Posten vor. Regeln lassen sich für wiederkehrende Buchungen hinterlegen.

Ja. Pro Umgebung können mehrere Mandanten angelegt werden. Mit getrennten Daten, aber gemeinsamer Codebasis. Konzernkonsolidierungen sind im Standard ebenfalls möglich.

Im Business Central Standard ist der DATEV-Export über die Schnittstelle „DATEV-Datenexport“ verfügbar. Buchungsdaten können im DATEV-Format exportiert und an den Steuerberater übergeben werden. Für eine bidirektionale Echtzeit-Integration empfiehlt Tecman Deutschland ergänzende Business Central Finanz-Apps.

Die Lagerverwaltung im Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central basiert auf integrierten Funktionen zur Bestandsführung und Lagerbewegung. Artikel werden mit Stammdaten wie Lagerort, Einheit und Bewertungsmethode angelegt. Bestände werden über Lagerorte und optional über Lagerplätze verwaltet. Je nach Bedarf können unterschiedliche Komplexitätsstufen genutzt werden, von einfacher Lagerführung ohne feste Lagerplätze bis hin zu erweiterten Lagerprozessen mit Kommissionierung, Einlagerung und internen Bewegungen.

Ein- und Auslagerungen erfolgen über Belege wie Einkaufsbestellungen, Verkaufsaufträge oder Umlagerungen. Bei Warenein- und -ausgängen aktualisiert das System in Echtzeit Lagerbestände und die zugehörigen Buchungen im Hauptbuch. Zusätzlich unterstützt Business Central Inventurprozesse, Chargen- und Seriennummernverwaltung sowie verschiedene Bewertungsverfahren. Insgesamt ermöglicht der Standard eine transparente und durchgängige Steuerung der Lagerprozesse. Komplexen Anforderungen können durch zusätzliche Konfiguration über Lager-Erweiterungen für Business Central ergänzt werden.

Ja. Über die Artikelverfolgung können Seriennummern und Chargennummern bei Wareneingang, Lagerung und Warenausgang erfasst und lückenlos nachverfolgt werden. Die Premium-Lizenz erweitert dies um Paketverfolgung.

Business Central unterstützt die Lagerabgangsmethoden FIFO, LIFO, Durchschnitt, Standard und Spezifisch. Die Methode wird pro Artikel festgelegt. Der regelmäßige Lauf der Lagerregulierung stellt korrekte Wertansätze sicher.

Ja. Über Inventur-Buch.-Blätter erfassen Sie Zählmengen, Business Central berechnet Differenzen automatisch und bucht Korrekturen. Für zyklische Inventuren lassen sich Inventurzählungen planen.

Im Standard hinterlegen Sie lieferantenspezifische Preise, Zeilenrabatte (mengen- oder wertabhängig) und Rechnungsrabatte. Die Preisfindung berücksichtigt automatisch den besten Preis zum Buchungszeitpunkt.

Die Kreditorenkarte erfasst Stammdaten, Zahlungsbedingungen, Skontovereinbarungen und Bankverbindungen. Über Kreditorenposten behalten Sie Salden, fällige Verbindlichkeiten und Zahlungshistorie im Blick. Ein automatisiertes Lieferanten-Scoring ist im Standard nicht enthalten.

Ja, über die Einkaufsrechnung können Sie Rechnungen direkt erfassen, auch ohne vorherige Bestellung. Dies eignet sich für Dienstleistungen, Nebenkosten oder einmalige Beschaffungen.

Im Standard sind Genehmigungsworkflows für Einkaufsbestellungen und -rechnungen vorkonfiguriert. Sie definieren Genehmiger, Betragsgrenzen und Eskalationsregeln. Die Genehmigung erfolgt direkt in Business Central oder über Teams/Outlook.

Business Central bietet Zeilenrabatte (pro Artikel, Debitor oder Debitorengruppe), Rechnungsrabatte (ab bestimmten Bestellwerten) und die Möglichkeit, Preise über Preislisten zeitlich zu steuern. Die Preisfindung ermittelt automatisch den besten Preis.

In Microsoft Dynamics 365 Business Central werden Reklamationen und Gutschriften über definierte Verkaufs- und Einkaufsprozesse abgewickelt. Bei einer Kundenreklamation kann zunächst ein Verkaufsrücknahmeauftrag (Verkaufsrücksendung) erstellt werden. Dieser erfasst zunächst strukturiert die Rückgabe der Ware einschließlich Mengen, Gründen und Zuständen der Artikel. Nach Wareneingang wird der Bestand entsprechend angepasst.

Anschließend kann eine Verkaufsgutschrift erstellt werden, die den offenen Posten des Kunden reduziert oder ausgleicht. Alternativ lassen sich Gutschriften auch direkt ohne vorherige Rücksendung buchen, zum Beispiel bei Preisnachlässen oder Kulanzregelungen.

Im Einkauf funktioniert der Ablauf analog: Bei Beanstandungen gegenüber Lieferanten wird eine Einkaufsrücksendung erfasst, gefolgt von einer entsprechenden Gutschrift durch den Lieferanten. Alle Schritte sind mit der Finanzbuchhaltung verknüpft, sodass Bestands- und Wertänderungen automatisch verbucht werden. Optional können Gründe für Reklamationen dokumentiert und ausgewertet werden, um Prozesse zu verbessern und Fehlerquellen zu identifizieren.

In Business Central lassen sich definieren Mahnmethoden mit bis zu fünf Mahnstufen definieren, jeweils mit individuellen Texten, Gebühren und Zinsberechnungen. Mahnungen werden automatisch vorgeschlagen und können als Stapel erstellt und versendet werden.

Ja, in erheblichem Umfang. Über den Designmodus passen Sie Seiten an, blenden Felder ein oder aus und ändern Layouts. Ein Großteil der Anpassungen kann bereits über Standardfunktionen wie Personalisierung, Einrichtungstabellen, Workflows oder Power Platform (z. B. Power Automate) umgesetzt werden. Anwender können Masken anpassen, Felder ein- oder ausblenden, Prozesse konfigurieren oder einfache Automatisierungen selbst aufbauen.

Unsere Philosophie bei Tecman Deutschland ist: Wir wollen unsere Kunden nicht von uns abhängig machen, sondern gezielt befähigen, das System eigenständig auf ihre Bedürfnisse anzupassen.

In praxisnahen Schulungen, Online-Webinare und umfangreichen kostenlosen Ressourcen auf unserer Webseite erhalten Sie wertvolles Know-how und sparen sich Support-Tickets für Dinge, die Sie selbst umsetzen können.

Extensions (Apps) erweitern den Standard, ohne den Basiscode zu verändern. Über Microsoft AppSource stehen tausende zertifizierte Apps zur Verfügung – von DATEV-Schnittstellen über EDI-Lösungen bis hin zu Branchenlösungen. Unsere Empfehlung von Tecman Deutschland: Immer erst prüfen, ob eine validierte App existiert, bevor individuell entwickelt wird.

„Standard First“ ist aus unserer Sicht die beste KI-Strategie, weil skalierbare Digitalisierung auf sauberen Daten und wenig fragmentierten Systemen basiert. Standardisierte Prozesse schaffen die Grundlage für Automatisierung und gleichbleibend hohe Datenqualität. „Standard First“ bedeutet nicht „Standard Only.“ Business Central Standard bildet das Fundament. Erweiterungen erhöhen im besten Fall die Differenzierung und ermöglichen Wettbewerbsvorteile. Wer auf den Business Central Standard setzt, schafft die Basis für Innovation, reduziert Komplexität und bleibt langfristig anpassungsfähig.