Business Central-Modul Finanzbuchhaltung: Die wichtigsten Fragen und Antworten

FAQ Deutsche Lokalisierung und Finanzbuchhaltung.

Häufige Fragen zum Einsatz von Business Central in einer deutschen Kapitalgesellschaft.

Stand: September 2026

Im Standard bietet das Modul Finanzbuchhaltung einen vollständigen, revisionssicheren Funktionsumfang, lokalisiert für den deutschen Markt.

Bei Tecman Deutschland vertreten wir den Ansatz „Standard first“. Das gilt besonders für das Modul Finanzbuchhaltung. Was viele Business Central User nicht wissen: Bereits im Standard stellt das Modul Finanzbuchhaltung umfangreiche Funktionalitäten bereit, ohne dass ein beauftragter Programmierer eine Zeile Code für aufwendige und teure Schnittstellen schreiben muss.

Wir möchten, dass Unternehmen die Möglichkeiten von Business Central in der Finanzbuchhaltung vollständig ausschöpfen. Dieser Blogartikel erläutert alle wichtigen und gängigen Funktionen im Microsoft Business Central Modul Finanzbuchhaltung.

Ja. Business Central bildet die doppelte Buchführung mit Soll- und Haben-Buchungen auf Sachkonten ab, unterstützt Abgrenzungen, Abschreibungen und periodengerechte Buchungen und bringt alles mit, was für eine handelsrechtliche Buchführung nach HGB benötigt wird. Die deutsche Lokalisierung ist in der Cloud-Version enthalten und muss nicht gesondert erworben oder installiert werden.

Deshalb ist die Einrichtung der Finanzbuchhaltung nach deutschen Anforderungen bei Tecman Deutschland fester Bestandteil jeder Implementierung und keine Option. Wer Ihnen ein „HGB-konformes System aus der Box" verspricht, verkauft eine Aussage, die es so nicht gibt.

Die deutsche Landesversion wird bei der Einrichtung der Umgebung festgelegt und ist danach aktiv. Sie enthält im Wesentlichen:

Welche dieser Funktionen in Ihrer Konstellation genügt und wo eine ergänzende Lösung sinnvoll ist, klären wir vor der Einführung. Für viele Anforderungen stehen im Microsoft App Store zertifizierte Apps für Business Central bereit; wir prüfen den Bedarf mit Ihnen und empfehlen erst dann, wenn der Standard eine Lücke lässt.

Ja, Microsoft Dynamics 365 Business Central unterstützt die doppelte Buchführung, allerdings ist eine wichtige Differenzierung erforderlich. . Das System arbeitet mit Soll- und Haben-Buchungen auf Sachkonten, unterstützt Abgrenzungen, Abschreibungen und periodengerechte Buchungen gemäß HGB. Damit erfüllt es die technischen und logischen Anforderungen, die auch im Handelsgesetzbuch (HGB) an die doppelte Buchführung gestellt werden.

Einschränkend ist zu beachten, dass Business Central ein international ausgerichtetes ERP-System ist und erst durch entsprechende Einrichtung an die Anforderungen des HGB angepasst werden muss. Die konkrete Umsetzung einer HGB-konformen Buchführung hängt von der Einrichtung eines passenden Kontenrahmens wie etwa SKR03 oder SKR04, von Bewertungsmethoden, der Struktur von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sowie von den richtigen Steuereinstellungen ab. Zwar stellt Microsoft eine deutsche Lokalisierung bereit, die wichtige Anforderungen wie die Umsatzsteuerlogik oder DATEV-Schnittstellen unterstützt. Dennoch entsteht die tatsächliche HGB-Konformität erst durch die korrekte Einrichtung und Nutzung des Systems. Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften liegt beim Anwender, nicht beim ERP-System.

Ja. Business Central ermittelt die Werte für die Umsatzsteuervoranmeldung aus den gebuchten Belegen. Grundlage ist die Mehrwertsteuer-Buchungsmatrix. In dieser ist festgelegt, welcher Geschäftsvorfall auf welche Kennziffer der Meldung wirkt.

Der Ablauf im Tagesgeschäft:

Zum Übermittlungsweg: Der Export erfolgt aus Business Central heraus. Wie die Daten anschließend an die Finanzverwaltung gelangen, hängt von Ihrem Verfahren ab. Über Ihre Steuerberatung, über eine ergänzende Lösung mit direkter elektronischer Übermittlung oder über das Portal der Finanzverwaltung. Diesen Weg klären wir projektspezifisch und richten ihn gemeinsam mit Ihnen ein, bevor der erste Meldetermin ansteht. Wir sagen bewusst nicht pauschal, dass der Export ohne Weiteres überall eingereicht werden kann, denn das ist die Stelle, an der es in der Praxis am häufigsten hakt.

Dasselbe gilt für die angrenzenden Meldungen: Zusammenfassende Meldung, Dauerfristverlängerung und gegebenenfalls die Meldungen im One-Stop-Shop-Verfahren.

Für den Fall, dass Sie den gesamten Meldeprozess innerhalb von Business Central abwickeln möchten, gibt es auf dem Microsoft-Marktplatz zertifizierte Apps, die die direkte elektronische Übermittlung übernehmen. Ob sich das für Sie lohnt, hängt vom Meldeaufkommen ab. Das prüft Ihr Tecman Deutschland Consultant gern persönlich mit Ihnen.

Hier lohnt eine genaue Unterscheidung, um Kosten exakt zu bestimmen.

Alle Mandanten innerhalb einer Umgebung teilen dieselbe Lokalisierung. Mehrere deutsche Gesellschaften lassen sich also problemlos als eigene Mandanten in einer Umgebung führen. Eine italienische Tochter, die die italienische Landesversion benötigt, braucht dagegen eine eigene Umgebung – im selben Tenant, aber technisch getrennt und in der Regel über das kostenpflichtige Add-on für eine zusätzliche Produktivumgebung.

Für die Zusammenführung der Zahlen bringt Business Central eine Konsolidierungsfunktion mit: Mandanten lassen sich in einen Konsolidierungsmandanten übernehmen, einschließlich Währungsumrechnung und Kontenzuordnung. Auch mandantenübergreifende Auswertungen sind möglich.

Welche Struktur für Sie richtig ist, hängt von Anzahl, Ländern und dem gewünschten Grad der Vereinheitlichung ab. Diese Entscheidung treffen wir gemeinsam mit Ihnen zu Projektbeginn bewusst, denn Land und Lokalisierung einer Umgebung sind nachträglich nicht ohne Weiteres änderbar.

Ja. Pro Umgebung können mehrere Mandanten angelegt werden. Mit getrennten Daten, aber gemeinsamer Codebasis. Konzernkonsolidierungen sind im Standard ebenfalls möglich.

Der Kontenplan ist frei konfigurierbar. Sie legen Sachkonten an, gliedern sie und verknüpfen sie über Buchungsgruppen mit den Geschäftsvorfällen – so entsteht die automatische Kontierung aus Einkauf, Verkauf, Lager und Anlagen heraus.

Als Ausgangspunkt liefert die deutsche Lokalisierung Kontenrahmen in Anlehnung an SKR03 und SKR04. Welcher der beiden passt, stimmen wir mit Ihrer Steuerberatung ab. In aller Regel wird der Rahmen übernommen, mit dem Ihre Kanzlei bereits arbeitet. Die Feinabstimmung von Kontenplan und Buchungsgruppen ist einer der wichtigsten Einrichtungsschritte überhaupt, weil daran die Automatisierung des gesamten Buchungsstoffs hängt. Auch ein individuell eingerichteter Kontenplan ist möglich.

Ja, über Dimensionen. Dimensionen sind frei definierbare Merkmale wie Kostenstelle, Kostenträger, Projekt, Abteilung oder Region, die an jeder Buchung mitgeführt werden. Ausgewertet wird anschließend nach beliebigen Kombinationen, ohne dass dafür eigene Konten angelegt werden müssen.

Über die Funktion „Finanzberichte“ (ehemals Kontenschemata) definieren Sie in Business Central Zeilen- und Spaltenlayouts für z.B. GuV, Bilanz, BWA und individuelle Auswertungen. Diese können direkt exportiert oder in Power BI weiterverarbeitet werden.

Business Central bietet im Standard einen automatischen Bankkontenabgleich. Kontoauszüge werden importiert (z. B. als CAMT.053), und das System schlägt automatisch Zuordnungen zu offenen Posten vor. Regeln lassen sich für wiederkehrende Buchungen hinterlegen.

Die elektronische Übermittlung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung an die Finanzverwaltung ist für Kapitalgesellschaften verpflichtend. Business Central liefert dafür die vollständige Datengrundlage, wie Kontensalden, Struktur und Auswertungen, erzeugt die Meldung nach der amtlich vorgeschriebenen Taxonomie aber nicht selbst.

In der Praxis wird sie deshalb entweder von Ihrer Steuerberatung aus den übergebenen Buchungsdaten erstellt oder über eine ergänzende Lösung aus Business Central heraus. Wir sprechen diesen Punkt aktiv an, weil er beim Jahresabschluss ohnehin auftaucht. Der passende Weg für Ihr Unternehmen hängt an der Frage, wer bei Ihnen den Abschluss erstellt.

Das ist die entscheidende Weichenstellung hinter allen Fragen rund um die DATEV-Anbindung in Business Central und Datenübergabe. Wer in Business Central bucht, sollte vor der Einrichtung beantwortet und allen Usern klar sein.

Die beiden Modelle führen oft zu unterschiedlichen Abweichungen in Kontenplänen, Kontensalden, unterschiedlichen Buchungsgruppen und verursachen einen unterschiedlichem Abstimmungsaufwand. Deshalb bezieht Tecman Deutschland Ihre Steuerberatung schon in die Konzeptphase ein und nicht erst zum Jahresabschluss.

Im Business Central Standard ist der DATEV-Export über die Schnittstelle „DATEV-Datenexport“ verfügbar. Buchungsdaten können im DATEV-Format exportiert und an den Steuerberater übergeben werden. Für eine bidirektionale Echtzeit-Integration empfiehlt Tecman Deutschland ergänzende Business Central Finanz-Apps.

Ja, und zwar auf mehreren Wegen mit unterschiedlicher Tiefe.

Welcher Weg der richtige ist, ergibt sich aus der Antwort auf die vorangehende Frage: Wer bucht, bestimmt, wie eng die Kopplung sein muss.

Neben der Datenübergabe gibt es einen deutlich direkteren Weg, den viele Business Central User nicht kennen: Microsoft stellt für externe Buchhaltung und Steuerberatung eine kostenlose Benutzerlizenz bereit. Mit einem Essentials- oder Premium-Abonnement können Sie damit bis zu drei externen Benutzern pro Tenant einladen, ohne zusätzliche Lizenzkosten. Diese Benutzer arbeiten mit einem eigenen, auf ihre Aufgaben zugeschnittenen Rollencenter und greifen in Echtzeit auf Ihre Finanzdaten zu.

Ergänzend stehen zur Verfügung: Auswertungen wie Bilanz, GuV und BWA über die Funktion Finanzberichte, die sich in eigenen Layouts definieren und als Excel- oder PDF-Datei weitergeben lassen. Wenn die Finanzverwaltung elektronischen Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten verlangt, erfolgt in der Regel ein Datenexport für die steuerliche Betriebsprüfung.

Ja, der Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central kann E‑Rechnungen erstellen und empfangen. Allerdings werden bei Inbetriebnahme des Systems nicht automatisch alle länderspezifischen E‑Rechnungsformate oder gesetzlichen Anforderungen unterstützt, wie sie beispielsweise in Deutschland mit Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD gefordert sind. Um diese Standards vollständig zu erfüllen, sind Anpassungen, Erweiterungen oder Zusatzlösungen erforderlich, etwa durch zertifizierte Business Central Finanz-Apps oder Schnittstellen zu externen Plattformen und Dienstleistern wie Steuerberatern.

Die gesetzlichen Fristen, der Funktionsumfang von Business Central, die Versandwege und die Aufbewahrungspflichten sind ausführlich in unserem gesonderten Blogbeitrag „E-Rechnung und XRechnung in Business Central" beschrieben. Wir führen das Thema bewusst an einer separaten Stelle fort, weil sich die Rechtslage und der Standard laufend weiterentwickeln. Tecman Deutschland verfügt über ein geschultes und erfahrenes Business Finance-Team. Sprechen Sie uns bei Fragen zur E‑Rechnung in Business Central gern direkt an.

Ihr nächster Schritt

Ob Kontenplan, DATEV-Anbindung, Umsatzsteuer oder E-Rechnung: Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Finanzbuchhaltung in Business Central passend zu Ihren Prozessen und Anforderungen einzurichten.